Раді повідомити вам про старт травневого релізу з оновленнями, який відбудеться з 17.05.2024 по 21.05.2024. Протягом цього часу ваша система 4logist буде оновлена до кращої нової версії, в якій з’являться описані нижче функції.
Передача клієнтів між менеджерами
Більшість компаній практикують передачу потенційних та постійних клієнтів від одного менеджера до іншого для подальшої обробки. Ми спростили процес передачі клієнтів між менеджерами у кілька простих кроків.
1. Відбір клієнтів: вибирайте потрібних клієнтів за допомогою зручних фільтрів. Ми додали фільтр для легкого вибору клієнтів без призначеного менеджера, а також фільтр для вибору конкретного менеджера.
2. Вибір клієнтів: позначте клієнтів, яких ви хочете передати, поставивши прапорці біля їхніх імен.
3. Передавання: Виберіть дію «Передати іншому менеджеру» і натисніть «Виконати дії».
Тепер все готово для ефективної роботи з клієнтами, без зайвих зусиль.
Відкриється вікно з варіантами вибору: можна змінити або додати менеджера — і у клієнта буде декілька менеджерів.
Також ви можете вибрати дію — очищення менеджерів.
Так клієнт перестане бути закріпленим за будь-яким менеджером. Пізніше ви можете призначити його вручну або масово, як показано вище.
Автоматизація створення завдань
Ми продовжуємо вдосконалювати нашу систему автоматизації бізнес-процесів, розширюючи функціонал налаштування подій. Відтепер у вас є можливість створювати завдання автоматично при зміні статусу замовлення, вантажу або рейсу. Це означає, що пропустити важливий етап бізнес-процесу стане ще важче, що допоможе вашим співробітникам працювати ефективніше.
Налаштування цієї функції для вантажів, замовлень і рейсів виконується однаково, що спрощує процес і робить його зручнішим для використання.
У відкрившомуся вікні встановлюємо статуси, при зміні яких буде ставитися завдання, потім вибираємо дію і натискаємо значок «+». У нас з’являється вибір, кому буде призначено завдання при зміні статусу. Після збереження, при наступній зміні статусу, яка відповідатиме умовам налаштування, буде поставлено завдання.
Завдання буде призначено співробітнику, який або позначений чекбоксом в одній із ролей, або обраному з випадного списку. Його можна побачити у замовленні, в якому знаходиться вантаж.
І в блоці «Завдання»
Більш зручне відображення вантажів
Ми додали нову опцію, яка буде особливо корисною для клієнтів, яким незручно переглядати великі списки вантажів. Тепер ви маєте можливість згортати список. За замовчуванням на екрані відображаються лише три вантажі, і для перегляду повного списку клієнтам потрібно буде натиснути кнопку «Показати всі». Це дозволить вам зручніше керувати своїми вантажами та швидше знаходити потрібну інформацію.
Права доступу. Фінанси. Запити
Ми розширили можливості налаштування прав доступу для розділу «Запити», щоб надати більший контроль над конфіденційними даними. Тепер ви можете приховувати інформацію про попередню ставку клієнта і про цінові пропозиції від перевізників. Щоб приховати фінансову частину, просто перейдіть до розділу «Установки» è «Організація» à «Групи співробітників». Потім виберіть потрібну групу і перейдіть до режиму редагування.
Це дозволить вам більш гнучко керувати доступом до чутливих даних та забезпечити їхню безпеку.
У вибраній групі у вкладці Запити позначити або зняти галочки в чек-боксах:
Право “Ставка запиту” приховуватиме наступний набір даних:
— Загальний журнал запитів. Колонка Цінові пропозиції.
— Картка запиту. Вікно підтвердження запиту
— Картка редагування запиту. Інформація про ціну
— Форма підтвердження запиту. Інформація про інші цінові пропозиції.
— Картка замовлення. Інформація “Створено із запиту”
— Картка замовлення. Фінанси. Початкова ціна клієнту
Право «Цінові пропозиції» приховуватиме дані щодо цінових пропозицій:
— Загальний журнал запитів. Колонка цінова пропозиція.
— Картка запиту. Вкладка Цінові пропозиції.
— Форма створення документа (КП на основі розрахунку)
— Картка замовлення. Інформація “Створено із запиту”. Інші пропозиції.
Усі ці зміни застосовуються і для архівних запитів. У разі неактивних чекбоксів “Ставка запиту” і “Цінові пропозиції” у налаштуванні прав для запитів будуть приховані у фінансах наступні дані:
• Колонка «Цінові пропозиції» в активних і архівних запитах Вкладка «цінові пропозиції» у картці запиту.
• Інформація про розрахунки у формі додавання документа і чекбокс «КП на підставі розрахунку».
• Інформація про ціну і розрахунок у формі переводу із запиту в замовлення.
При спробі переводу запиту в замовлення без прав “Ставка запиту” з’явиться повідомлення замість стандартної форми: “У вас немає прав на затвердження ціни. Щоб підтвердити запит, зверніться до старшого менеджера”.
Авіарейс
Ми впровадили довгоочікувану новинку – роботу з авіарейсами! Тепер, при створенні запиту, ви можете вибрати авіарейс вже на етапі складання розрахунків. І коли ви виберете цей варіант перевезення, відкриється спеціальна форма з полями, спеціально призначеними для введення інформації про ваш авіарейс. Це означає, що організація повітряних перевезень стане ще простішою і зручнішою для вас!
Авіарейс можна також вибрати під час створення замовлення.
У формі побудови маршруту також відображатимуться відповідні поля.
З форми створення рейсу ви можете в момент редагування додавати нові Термінали (аеропорти):
У створеному замовленні авіарейс показано в окремій таблиці.
Даний тип рейсів повноцінно представлений у системі, так що він має свою іконку і місце в таблицях, звітах і фільтрах поряд з іншими типами рейсів.
Детальна інформація про кредитний ліміт
Функціональність процесу роботи виглядає так: менеджер задає ліміт за сумою замовлень для кожного клієнта. Якщо сума заборгованості клієнта перевищує цей ліміт, не вдасться створити нове замовлення. Раніше, при створенні замовлення, система просто вказувала на перевищення ліміту, коли виникала заборона. Тепер на вкладці «Умови оплати» можна перевірити ще більше інформації, що допоможе вам приймати більш обґрунтовані рішення і ефективно керувати фінансами вашого бізнесу.
Це дозволить зробити роботу прозорішою і миттєво вирішувати питання, які виникають у процесі роботи.
Причина відмови у запитах
Ми раді повідомити про доопрацювання функціоналу відмов у запитах, який став ще зручнішим і зрозумілішим. Тепер збір та подальша аналітика стали ще простішими завдяки уніфікованим причинам відмови. Ви самі можете скласти список найважливіших причин, щоб відстежувати втрачені угоди.
Ми додали нове поле «Причина відмови» з вибором варіанта з випадного списку. Це дозволить швидко і точно класифікувати причини відмов, що допоможе вам краще зрозуміти, чому певні угоди не були укладені, та вжити заходів для покращення результатів.
Щоб додати причини, потрібно перейти до «Установки» à «Довідники» à «Причина відмови від запиту».
Ми можемо додати як причину, так і коментар до неї. Таким чином можна зробити кілька «Категорій» відмов і для кожної додати свої подробиці і нюанси.
У запитах також є фільтр, який дозволяє їх фільтрувати з причин відмови, і колонка в загальній таблиці.
Повідомлення клієнтів про майбутню оплату
Ми раді представити нову автоматизовану розсилку, яка допоможе запобігти утворенню дебіторської заборгованості і значно заощадить час, витрачений менеджерами на роботу з рахунками.
Як це працює? Тепер ви можете налаштувати автоматичні сповіщення клієнтам про майбутні платежі. Ви самі вибираєте, за скільки днів до терміну оплати клієнту буде надіслано нагадування про необхідність оплати за надісланим рахунком.
Як це налаштувати? Просто перейдіть у розділ «Установки» — «Шаблони» — «Нагадування про майбутню оплату» і додайте новий шаблон листа. При додаванні відкриється форма, в якій ви зможете вказати назву шаблону, вибрати мову і задати адресата за замовчуванням для цього повідомлення.
Це зручне та ефективне рішення, яке допоможе вам підтримувати свої фінансові потоки в порядку і заощадить час вашої команди.
Далі перейдіть у вкладку «Тексти» і напишіть текст листа, який супроводжуватиме рахунок.
Зберігайте та переходьте в «Установки» — «Система» — «Повідомлення контрагентам» — «Нагадування про майбутню оплату»
Додано можливість вказати кількість днів до дати «Сплатити до», за які буде надіслано листа, а також вказати адресу для надсилання копії, наприклад, менеджера або бухгалтера.
Кнопкою «Додати» праворуч можна додати один або кілька шаблонів різними мовами. Це зручно, якщо у вас є клієнти з різних країн. Якому клієнту відправляти який шаблон визначатиме система, якщо ви у картці клієнта
виберете мову повідомлень.
При желании можно указать адрес для отправки копии — это может быть менеджер или бухгалтер.
Кнопкой «Добавить» справа можно добавить один или несколько шаблонов на разных языках. Это удобно, если у вас есть клиенты из разных стран.
Какому клиенту отправлять какой шаблон будет определять система, если вы в карточке клиента выберете язык уведомлений.
Фільтри
Фільтр за отриманими рахунками
Замовлення можна фільтрувати за принципом:
• Є – показує всі замовлення, в яких є отримані рахунки
• Ні — Показує всі замовлення, в яких немає отриманих рахунків
• Всі — Показує замовлення, в яких немає і в яких є отримані рахунки.
Це дозволить контролювати роботу менеджерів щодо внесення рахунків від контрагентів.
Фільтр по точках перевантаження у вантажі
Цей функціонал зроблено для тих, хто працює зі складом та їм необхідно бачити всі замовлення, які їдуть через точки перевантаження. Якщо включений функціонал склад, то у позиції фільтрів по вантажам з’являється фільтр по точці перевантаження.
Параметри вантажу в ОК клієнта
Ми оновили інформацію про вантаж в особистому кабінеті клієнта, щоб вона відповідала тим даним, які бачить менеджер у системі. Тепер дані відображаються аналогічно до тих, які доступні менеджерам. Якщо в рейсі є більше трьох вантажів, то за замовчуванням відображаються перші два вантажі. Але тепер є кнопка «Показати всі», яка дозволяє розгорнути весь список вантажів у замовленні. А при натисканні на кнопку «Приховати» список знову згортається, і відображаються лише перші два вантажі замовлення. Це оновлення допоможе клієнтам зручніше переглядати інформацію про свої вантажі і робити необхідні дії у своєму особистому кабінеті.
Час відправки нагадувань про рахунки — перенесено на 12:00 UTC+3
Ми перенесли час відправки нагадувань, щоб менеджери і бухгалтерія мали вранці достатньо часу для внесення відомостей про оплати. Це дозволить уникнути зайвих нагадувань для клієнтів, які вже сплатили свої рахунки вранці чи ввечері попереднього
дня.
Тепер нагадування будуть надсилатися о 12:00 (UTC+3). Це оптимальний час, який дає можливість менеджерам і бухгалтерії підготувати всі необхідні документи та дані перед відправкою повідомлень клієнтам.
Зміни в установках пошти
Ми зробили кроки для запобігання ситуацій, коли менеджери помилково змінюють базові налаштування пошти у системі 4logist, що заважає надсиланню повідомлень і нагадувань клієнтам.
Тепер ми автоматично встановлюємо базові налаштування пошти для всіх клієнтів згідно з певним алгоритмом та пріоритетом:
Поштова скринька за замовчуванням залишається незмінною, якщо вона була обрана раніше, так що ви не помітите змін.
Якщо не вибрано за замовчуванням поштову скриньку, система автоматично
встановить скриньку, яка відповідає пошті основної компанії.
У разі відсутності зазначення скриньки основної компанії, буде обрано будь-яку іншу поштову скриньку зі списку.
Що потрібно зробити користувачам?
Просто перейдіть у розділ «Установки» — «Система» — «Налаштування пошти» і
перевірте, яка поштова адреса у вас вказана за замовчуванням.
Якщо ця адреса вас влаштовує для надсилання повідомлень із системи, нічого робити не потрібно. Якщо ви бажаєте вказати іншу адресу, просто відкрийте її редагування і встановіть
галочку «За замовчуванням». Таким чином, ви зможете змінити адресу для надсилання повідомлень.
Якщо у вас залишилися якісь запитання щодо пошти — звертайтесь до нашої технічної підтримки — help@4logist.com або до вашого персонального менеджера — будемо раді вам допомогти!
Додатковий стовпець в Excel-розвантаження
Ми внесли доопрацювання, яке буде корисним для тих, хто працює з кількома компаніями у нашій системі. Тепер ви зможете бачити, на яку саме з ваших компаній було виставлено рахунок.
Ця зміна також стане в нагоді тим, хто використовує вивантаження даних в Excel в додаток до основної системи. Тепер інформація про компанію, на яку виставлено рахунок, буде доступна і у вивантаженні в Excel, що полегшить аналіз даних та спростить облік операцій для тих, хто воліє працювати з таблицями.
Для включення цього стовпця зверніться, будь ласка, до служби технічної підтримки.
Послуга платна.
Біллінг
Ми розробили і успішно впровадили систему білінгу – особистий кабінет клієнта, щоб забезпечити наших користувачів зручністю та ефективністю в керуванні своїми послугами.
Що можна робити у нашому білінгу?
1. Перегляд даних про підписку: дізнайтеся інформацію про кількість користувачів, ціну за користувача, термін дії ліцензії та обсяг займаного місця на диску для ваших файлів.
2. Завантаження документів: отримуйте доступ до рахунків і актів для зручності
обліку та архівування.
3. Додавання користувачів: управляйте вашою підпискою, додаючи нових
користувачів в разі потреби.
4. Оплата карткою: здійснюйте оплату послуг карткою прямо через білінг.
Часто гроші після оплати не зараховуються миттєво, і для таких випадків ми надаємо можливість клієнтам надіслати нам платіжні документи через білінг. Просто перейдіть до розділу «Біллінг», виберіть вкладку «Документи» та натисніть «Підтвердити оплату» навпроти неоплаченого рахунку, прикріпивши при цьому платіжний документ. Цей
документ автоматично відправиться до бухгалтерії, і ваш рахунок буде відображено як оплачений, що дозволить одразу активувати ліцензію або продовжити послуги.
Якщо вже сталося блокування, не хвилюйтесь. Ви можете легко перейти в білінг прямо зі сторінки блокування і підтвердити оплату. Це можна зробити навіть у вихідні та святкові дні, щоб мінімізувати тимчасові втрати і забезпечити безперебійну роботу.
Последнее нововведение — подтверждение оплаты
Зачастую деньги после оплаты не зачисляются сразу. Необходимо подождать какое то время. Для таких случаев мы предоставили нашим клиентам возможность прислать нам платежку, пользуясь биллингом.
Для этого нужно перейти в Биллинг, там на вкладку документы и нажать Подтвердить оплату напротив неоплаченного счета.
Обязательно нужно прикрепить платежный документ.
Документ автоматически отправится в бухгалтерию, а у вас счет будет показан как оплаченный.
Таким образом сразу добавится лицензия или продлится система.
Если уже случилась блокировка, что бывает даже с самыми ответственными из нас — вам также поможет новая опция. Просто со страницы блокировки вы сможете перейти в биллинг и подтвердить оплату. Даже в выходные и праздничные дни
Логи. Пошук за номером замовлення і за ID замовлення
Ми раніше представляли вам інструмент під назвою «Логи», який дозволяє
відстежувати всі дії усіх користувачів у системі. Однак деяким клієнтам виявилося недостатньо зручним шукати замовлення лише за внутрішнім номером у системі (ID). Тому ми внесли додаткове покращення: додали
можливість пошуку за номером замовлення.
Тепер ви можете легко і швидко знайти потрібне замовлення, використовуючи його номер, що зробить пошук більш зручним і ефективним.
Для перегляду Логів необхідно перейти до розділу «Установки», потім вибрати «Логи» та «Журнал дій». Тут можна вказати діапазон дат і ввести ID замовлення для пошуку конкретної інформації.
Крім того, ви можете здійснювати пошук з різних дій. Усі доступні дії можна знайти у відповідному фільтрі, що дозволяє більш точно налаштувати пошук і отримати необхідну інформацію.
Для отримання консультації щодо його підключення зверніться, будь ласка, до наших спеціалістів — help@4logist.com
Ми сподіваємося, що вам сподобаються наші нові функції, і вони допоможуть вам оптимізувати вашу роботу. Якщо у вас є запитання чи побажання, будь ласка, зв’яжіться з нами.
Дякуємо, що вибрали 4logist!